Digitalización y escaneado para una gestión de documentos eficiente
La digitalización de documentos implica pasar documentación física a formato digital. Son muchas las empresas que almacenan gran cantidad de documentación que ocupa demasiado espacio y es difícil de consultar. Aunque este proceso pueda resultar tedioso, una vez realizado puede suponer una ventaja competitiva al hacer que la información sea accesible. Pero, ¿qué hay que considerar antes de digitalizar documentos? ¿Y después? ¿Qué ventajas reales aporta este proceso?
¿Es relevante digitalizar documentos?
Debido al avance de la tecnología, no tener los documentos en formato digital puede suponer una gran pérdida de tiempo y dinero. Es cierto que la actividad diaria de la empresa y el ritmo frenético de trabajo pueden hacer que esta tarea se posponga año tras año.
Es decir, después de la debida revisión, se seleccionan los documentos físicos (análogos) y se pasan a un formato binario (digital). La realización de este proceso ayuda a la empresa a mantener los archivos de importancia en las mejores condiciones a través del tiempo. De igual modo la digitalización ayuda a realizar la administración de una manera más eficiente, ya que se reducen los tiempos de búsqueda, clasificación y acceso.
Esto puede parecer un proceso simple, pero en muchos casos las empresas han acumulado cientos, si no miles de documentos que aun existen solo en el mundo físico sin la posibilidad de ser indexados en una base de datos operativa, pueden simplemente desaparecer y al momento de ser requeridos ser imposibles de consultar.
Formas de digitalizar la información
Cuando se piensa en digitalizar sus documentos, es posible que la primera idea que nos venga a la mente sea la cantidad de tiempo que se necesita para escanear a mano múltiples documentos. Pero afortunadamente, este proceso ha cambiado en cuanto a la forma: existen escáneres con una gran potencia que permiten aumentar el número de páginas por minuto, o bien, el proceso se puede subcontratar a empresas especializadas.
Al comenzar con el proceso, será necesario determinar si es mejor adquirir los medios necesarios para realizarlo con recursos propios (compra de escáneres y otros materiales necesarios) o subcontratar el servicio. Esto dependerá de las necesidades de la empresa: la cantidad de documentación a digitalizar, la disponibilidad de recursos existentes, tener personal disponible para su realización o no, etc. y por supuesto el transporte y custodia de la documentación a resguardar.
El proceso de digitalización de información deberá tener un objetivo final definido. Realizarlo únicamente para ahorrar espacio puede estar bien, pero realizarlo para optimizar su búsqueda o consulta es aun mucho mejor. En el primer caso, puede suponer una gran inversión de tiempo y dinero sólo para obtener más sitio en la oficina. En el segundo caso, al mejorar el acceso a la información obtendremos un retorno a la inversión desde el momento en el que reduzcamos el tiempo de búsqueda de un documento que antes era físico.
Uno de los primeros aspectos a determinar será decidir la estructura de la información, es decir, de qué manera se quiere organizar la información una vez que se encuentre digitalizada. Esto será relevante para la selección del programa.
Es importante considerar que además de la documentación en papel, como pueden ser: facturas de proveedores, albaranes, pedidos de clientes, o seguros; también se pueden digitalizar otras fuentes de información. Estas pueden ser: planos, mapas, fotografías, así como archivos multimedia del tipo videos o música. Digitalizar un tipo de información u otra determinará también la solución escogida para ello.
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