¿Qué es el control de trazabilidad?

La trazabilidad es el seguimiento de un elemento desde su origen hasta que llega a su destino final, el control de trazabilidad se da tanto en procesos empresariales como en archivos. Por ello, este control se encuentra en los softwares de ERP y gestión documental.

Control de trazabilidad con software ERP

Normalmente, la conexión de la gestión de trazabilidad con el software de ERP se emplea para las actividades de la producción y/o distribución. El control de trazabilidad es un requisito cada vez más exigido por ley a las empresas. Por ejemplo, muchas empresas B2B2C quieren saber cuándo recibirán ellas los productos y cuándo estarán listos para entregárselos a los clientes.

Con el control de trazabilidad se puede hacer el seguimiento de las materias primas o productos básicos para la producción de un artículo final. Estos suelen enviarse en lotes que llevan un código (ya sea de barras o QR). Gracias a este código, se podrá controlar dicho lote en el almacén, gestionando en qué lugar están del almacén y cuál es la cantidad que aún queda. Después, cuando se fabrica o ensambla el producto final, se crea un nuevo código de reconocimiento en el que se añaden los datos de procedencia de las materias primas de las que está compuesto. Y, finalmente, cuando el producto llega a su destino, se escanea para informar de su llegada.

También, este control de trazabilidad se asegura de que se cumpla con la planificación de la producción, previniendo retrasos al saber cuándo se tiene que realizar cada proceso y pudiendo verificar en qué estado se encuentra cada uno. Asimismo, con la trazabilidad se puede comprobar cuánto material queda para hacer el producto, y, consecuentemente, redactar la lista de materiales realizar una orden de compra o de pedido de materias primas. Teniendo en cuenta el historial de materiales que se necesitan para producir una cierta cantidad de productos, se puede estipular un presupuesto.

Además, para llevar un control exhaustivo de lo que se produce, muchas empresas intentan llevar una gestión de la calidad en sus procesos. Por ello, para comprobar y demostrar que ofrecen productos de calidad, las organizaciones buscan conseguir los certificados ISO. El control de trazabilidad ayuda a seguir una inspección de los procesos que se lleva a cabo en la fabricación o ensamblaje de un producto. También posibilita poder llevar un registro de la distribución (track and trace) para realizar una retirada del producto en el caso de que una tanda no cumpla con los requisitos mínimos de calidad. Igualmente, se puede comprobar quién estaba al cargo o trabajando en el sitio y momento en el que ocurrió el error.

Control de trazabilidad con gestión documental

El rastreo de documentos, pertenece al mundo de los sistemas de gestión documental. Por lo que el control de trazabilidad también se realiza con archivos, no sólo con productos. Las empresas quieren poder comprobar el historial de un documento y rastrearlo durante el ciclo de vida del documento, es decir, desde el momento de su creación hasta que está totalmente listo. Esto es muy útil para casos en los que se tiene que respetar un plazo final o para se respete la ley vigente de protección de datos.

Un ejemplo del control de trazabilidad en la gestión documental sería cuando un documento tiene que ser validado y/o firmado por uno o varios jefes de departamento. Es posible que lo haya creado un administrativo y después haya tenido que seguir un flujo de trabajo, es decir, una ruta por cada uno de los jefes. Si hay algún fallo o falta alguna firma, gracias a este control se puede rastrear el documento hasta el responsable o el momento de la equivocación. Con el rastreo por cada paso o persona que sigue el documento o archivo, se mantiene un control de versiones, para poder recuperar la versión anterior al fallo y que se pueda proseguir rápidamente o para demostrar la autenticidad de dicho documento.

Además, hay veces que un documento se queda más tiempo del debido en un departamento, ya sea porque van con retraso o porque han dado prioridad a otros documentos. Entonces, puede establecerse un sistema de alerta gracias al sistema de notificaciones para que el seguimiento del documento sea el adecuado y cumpla con los plazos preestablecidos.

En el campo de la gestión documental, el rango de las empresas que pueden requerir este control es incluso más amplio. Estas empresas pueden pertenecer desde al sector de ingeniería, especialmente para la gestión de proyectos, o en el caso de la construcción, para el modelado de información para la construcción (BIM); como al jurídico; al logístico; o, incluso, al sanitario.

Los malos hábitos en la gestión documental en su organización puede hacer naufragar su negocio. Saber exactamente donde están los documentos importantes y tener éstos bajos control y custodia sabemos que es fundamental, pero también lo es tener una completa trazabilidad de los mismos. Algo tan sencillo y habitual como la modificación de los documentos puede convertirse en una importante falla que le lleve a ofrecer un mal servicio al cliente o lo que es peor, a tener una completa desorganización de la información de su negocio.

En la actualidad es habitual trabajar de forma colaborativa y son muchas las personas que intervienen en los distintos procesos de negocio de una compañía, estando obligadas a realizar continuas modificaciones de los documentos, siendo la ida y venida de los mismos una dinámica extendida y común todas las compañías.

La trazabilidad le va a permitir conocer todo el histórico de un mismo documento: tanto saber cuántas modificaciones ha sufrido, conocer quién ha realizado las mismas, cuándo, y en definitiva supone tener un mayor control de la información y más seguridad.

Para ello, la gestión documental inteligente supone un salto cualitativo en la mejora de la eficiencia y productividad de las organizaciones, ya que gracias a la digitalización de los documentos la seguridad de la información queda más garantizada frente a la utilización del papel, al permitir tener un mayor control de las versiones de ese mismo documento, facilitándole una respuesta ágil a todos los procesos, además de mejorar su sistema de búsqueda y acceso.