Cada vez tiene mayor importancia la destrucción controlada de documentos en una empresa.
Un proceso que debe hacerse de manera correcta y certificada, ya que no todos los documentos pueden ser simplemente destruidos, por razones legales o de auditorias, es por esto que debe ser realizado por un equipo con conocimiento del tema y de las legislaciones de cada país.
Según la Real Academia de la Lengua Española, expurgar es un verbo que proviene del latín y tiene dos significados. Uno es limpiar o purificar algo. El otro, es mandar tachar algunas palabras, cláusulas o pasajes de determinados libros o impresos, sin prohibir su lectura.
En términos de marketing el expurgo de documentos es sinónimo de su destrucción. En MDAnet Archivos C.A. ofrecemos un servicio de expurgo o destrucción de documentación certificada confidencial que consiste en un protocolo de actuación en el que no se pueden saltar ninguno de sus eslabones.
La primera fase arranca con la cesión en las dependencias del cliente de contenedores con cierre de seguridad para que los empleados depositen en ellos la documentación a expurgar confidencialmente.
El siguiente paso consiste en la retirada y sustitución de los contenedores con la frecuencia pactada con el cliente y el traslado propio a nuestras instalaciones para la destrucción de documentación certificada. Esos contenedores se depositan en recinto cerrado con control de acceso, donde únicamente pueden entrar operarios autorizados para el expurgo.
La fase posterior es la que materializa la destrucción de documentación certificada en máquinas de nuestra propiedad que funcionan en nuestras instalaciones cumpliendo con normativas como podría ser, DIN 32757-1 Grado 3 o ISO 27001 solo por dar un ejemplo. Una vez finalizada el expurgo, trasladamos los residuos a un Gestor Autorizado para su reciclaje.
Seguridad del proceso
El servicio de expurgo o destrucción de documentos ofrece una serie de documentación que acredita la seguridad del proceso. Por un lado se puede disponer de un contrato de confidencialidad que garantiza la gestión, tratamiento y destrucción certificada acreditando los documentos que recogemos en MDAnet archivos C.A..
Gestión documental
El expurgo de documentos es una de las partes finales de la gestión documental; una de las actividades que la mayoría de empresas deben de externalizar porque difícilmente disponen de la estructura y del material técnico necesario para llevarla a cabo. La gestión de archivos es amplia y puede ser: digitalización de documentos, planos, microfilms y fotos, manejo de historias clinicas, libros contables, facturas, información confidencial de clientes o empleados,y un largo etc.
Ventajas de externalizar la destrucción de documentos
Hay una serie de puntos fuertes para externalizar el expurgo documental. En primer lugar, evita que el personal emplee tiempo de su jornada laboral en el proceso de destrucción de documentación. Además, libera espacio en las instalaciones de la empresa. Por otro lado, restringe el acceso a los documentos con posibles contenidos confidenciales. Elimina también la posibilidad de asociación de los datos de la documentación destruida, ya que las destructoras convencionales no trituran sino que rompen el papel en tiras.
Confía la destrucción de documentos a empresas especializadas en la realización del servicio, que cumplan con la Ley y regulaciones a este respecto.
Evita fugas de información por documentación no destruida depositada en papeleras o cubos sin sistema de seguridad. Colabora con el medioambiente y ahorra costes en una compañía con varias delegaciones, confiando la destrucción de documentos a una empresa con servicio a nivel nacional, y manteniendo la trazabilidad de la documentación.
Digitalización de documentos
digitalizado de archivos en nuestras instalaciones o en las del cliente, incluso tratamos documentos de un tamaño tan grande como los que nos solemos encontrar en la digitalización de planos. En el caso concreto del expurgo de documentos, disponemos de la maquinaria y personal necesarios en nuestras propias instalaciones.
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