En efecto, parece algo obvio, pero muchas empresas esperan hasta ultimo momento para implementar protocolos correctos en el manejo de su información, en como cada departamento y personal de la organización puede acceder a la información historica .
En la actualidad la información se ha convertido en uno de los activos más importantes para las organizaciones ya sea por la importancia del conocimiento sobre clientes, procesos, facturación, recursos humanos, obligaciones tributarias etc.
. La recolección, clasificación, digitalización, protección y gestión eficiente de la información depende de los recursos que se empleen para un adecuado uso.
¿Por qué es importante un buen manejo de la información?
La información es un bien que se involucra en todos los niveles económicos, operativos e intelectuales de una compañía, pues ocupa un lugar en la toma de decisiones y la solución de problemas siendo una clave para el desarrollo legal, organizacional y financiero. Existen amenazas y vulnerabilidades tanto en el mundo FISICO como INFORMATICO que ponen en peligro el uso de esta data, por eso existen empresas especializadas en el manejo de información que sirven como una herramienta de protección y seguridad.
¿Cómo se gestiona de forma eficiente la información?
- Hardware o software de almacenamiento. Si la organización cuenta con datos informáticos es importante contar con un lugar para almacenar toda la información de forma segura ante cualquier accidente. En este aspecto es importante contar con todos los recursos de seguridad informática que evite cualquier fraude, robo o ciber delito. Servidores y almacenaje adecuado, personal de IT ( Tecnologia de la información, entrenado y preparado)
- Manual o política de seguridad de acuerdo a las necesidades de cada compañía. Se debe seguir cierto tipo de reglas y procedimientos a la hora de manejar información. Es diferente manejar información medica o legal, información de medios audiovisuales, arquitectura o financiera, Cada modelo de negocio requiere protocolos distintos para su conservación y aseguramiento.
- Personal de seguridad calificado. Contar con personal calificado, capaz de reaccionar de forma inmediata ante cualquier riesgo es un plus que le permite a las organizaciones actuar eficazmente para la solución de problemas.
La responsabilidad en el tratamiento de los datos debe ser de todos los miembros de una organización, se deben seguir los protocolos necesarios para una gestión eficiente de la información.
Una de las mejores opciones siempre sera el OUTSOURSING DE GESTION DOCUMENTAL, Empresas creadas específicamente para atender este sector de negocio.
Hay 3 factores importantes que se deben tener en cuenta a la hora de manejar información.
- Confidencialidad. En este caso se debe priorizar la información que se maneja dentro de una organización, para así categorizar quien tiene autorización a esa data.
- Integridad. Se debe tener un registro del estado de la información almacenada, si esta ha sido modificada de manera intencional o accidental. Se debe hacer con la mayor rigurosidad posible pues podría representar consecuencias tales como:
- Costos adicionales por errores.
- Trabajo duplicado.
- Malas tomas de decisiones.
- Daños de imagen de la marca frente a clientes, sociedad, autoridades y socios.
3. Disponibilidad. Se deben cuidar aspectos como el acceso de forma ágil, segura e interactiva para que quienes requieran algún archivo o documento puedan hacer uso de este sin ningún problema.
Los riesgos y peligros están siempre latentes, por eso se deben utilizar todos los mecanismos que ayudan a minimizar los riesgos.
La seguridad es un sector que ha crecido de manera potencial debido a las necesidades del mercado. MDAnet archivos C.A. por ejemplo, es una empresa dedicada por entero a la GESTION DOCUMENTAL que cuenta con el mejor talento humano capaz de desarrollar estrategias de prevención y trabajo en equipo. Lo más importante para cualquier organización debe ser generar una cultura de tranquilidad y confiabilidad en todos sus clientes.
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