Todos aquellos documentos importantes que las compañías deben o desean conservar y que no tienen un uso inmediato o bien, que tienen un uso activo pero que no cuentan con el espacio adecuado para almacenarlos son llamados archivos muertos.
CLASIFICACION: La clasificación del archivo como muerto o activo lo realiza cada empresa de acuerdo a su reglamento y procedimientos para el manejo de documentos o bien de acuerdo a los lineamientos proporcionados por otras entidades gubernamentales o normas internacionales.
Un archivo nunca está muerto realmente, puede llegar a convertirse en un archivo histórico o un archivo inactivo que sostenga unas pocas consultas, pero nunca será un archivo muerto. Lo que muere, si se puede decir así, es la documentación que alberga ese archivo. Es como decir que una casa muere, cuando lo que muere son las personas que la habitan.
Un archivo, por definición, es un “conjunto orgánico de documentos, o la reunión de varios de ellos, reunidos por las personas jurídicas públicas o privadas, en el ejercicio de sus actividades, al servicio de su utilización para la investigación, la cultura, la información y la gestión administrativa”
En el mundo empresarial también sucede que algunos documentos pasan de ser consultados frecuentemente a no ser consultados casi nunca, pero las empresas, o tienen obligación legal de conservarlos, o recogen en sus procedimientos internos el valor de conservar cierta documentación como testimonio concreto de la actividad de la empresa en un momento determinado en el tiempo. Todos estos documentos de baja consulta son depositados en el archivo de la empresa, si lo tiene. El tiempo que pasarán en él lo marcan las distintas normativas según les afecten a un tipo de documentación u otra.
Para aquellas empresas interesadas en gestionar un buen sistema de transferencias de documentos de un archivo de oficina a uno central o histórico, existen una serie de recomendaciones básicas:
- Tratar al archivo como una unidad de negocio, NO INDEPENDIENTE y que esté inserta en una política de gestión de documentos global, desde su creación en el llamado archivo de oficina hasta su conservación en el archivo histórico.
- Distinguir entre documentación primaria y documentación de apoyo. Eliminar la segunda antes de trasladar los documentos de un archivo a otro.
- No permitir la dispersión de los documentos.
- Los documentos, una vez utilizados, deben ser clasificados y trasladados ordenadamente, a un archivo donde queden debidamente custodiados.
- El archivo debe permitir el acceso ágil a la información.
- Asegurar su conservación en las mejores condiciones posibles.
- Cumplir con las disposiciones legales que les son exigibles.
Si desea conocer un poco mas de nuestros servicios solo debe HACER CLICK AQUI
Deja una respuesta