Los sistemas de gestión documental se están convirtiendo en una pieza cada vez más importante para las empresas. La cantidad de información generada por las compañías actuales como facturas, contratos, documentos de cotizaciones, archivos de empleados, archivos generados por los departamentos de recursos humanos, en fin todos los soportes físicos de la operación, crece de forma exponencial y los antiguos sistemas de almacenamiento presentan demasiadas carencias, cada día las empresas disponen de menos espacio para almacenamiento físico.
Un sistema o servicio externo de gestión documental asegura una información organizada y eficiente, que favorezca la productividad empresarial.
Y existen muchas empresas que ofrecen el manejo de su información de forma segura y apegada a estándares internacionales para manejo, almacenaje y en algunos casos destrucción de archivos de forma legal.
¿Cuáles son las ventajas de los sistemas de gestión documental?
¿Para qué sirve la gestión documental de forma física y digital?
¿ Cual es la ventaja del almacenaje externo de la documentación de su empresa ?
Antes de responder esto vamos a ampliar algunos conceptos
Definición sistema de gestión documental
Un sistema de gestión documental, o document management system (DMS), por sus siglas en inglés, está diseñado para almacenar, administrar y controlar el flujo de documentos dentro de una organización. Se trata de una forma de organizar los documentos e imágenes digitales en una localización centralizada a la que los empleados puedan acceder de forma fácil y sencilla.
Las empresas especializadas en este campo deben realizar la recolección de datos, inventariar cada pieza de documentación, clasificarla, digitalizarla e ingresarla a un sistema de gestión normalmente en la nube, garantizando el acceso y el despliegue tecnico adecuado para el resguardo de la información en sus servidores, ademas de garantizar el resguardo de las piezas de documentación física de forma segura tanto en ubicación como temperatura controlada y condiciones para su correcto resguardo.
Es una manera muy eficiente de almacenar sus documentos o elementos valiosos fuera de sus instalaciones, con la finalidad de mejorar sus procesos de información, esto responde algunas de las preguntas planteadas anteriormente.
Pero la pregunta mas importante es, ¿dispone usted o su empresa de servicios de gestión documental?
En MDAnet archivos, tenemos un extenso catalogo de servicios que ayudan a su empresa a ser mas eficiente en el manejo de su información.
Solo consultenos para buscar una solución adaptada a sus necesidades.
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